Nieuwe HR-systeem
‘Makkelijker zelf je persoonlijke zaken regelen’
Begin volgend jaar stappen we over naar een andere dienstverlener voor salarisverwerking en personeelsadministratie. Je regelt je persoonlijke zaken straks zelf digitaal op één plek. Collega Carlien Deken vertelt hieronder meer over de komende veranderingen in werkwijze.
Carlien Deken (op de foto rechts), HR-medewerker Auris: ‘Samen met onze nieuwe partner IJK Software & Services gaan wij onze HR processen automatiseren. Denk aan zaken als verlofregistratie, declaraties, ziekmelden en het doorvoeren van een adreswijziging. In het huidige systeem kon je bijvoorbeeld zelf geen simpele verhuizing doorgeven en moest dit via je leidinggevende of de administratie.’ Handige app ‘In het nieuwe systeem van IJK/AFAS begin je bij de bron; je voert zelf je nieuwe adres in. Dit wordt direct op de goede plek vastgelegd en in de meeste gevallen worden je reiskosten automatisch aangepast. Alles komt in één gebruikersvriendelijk systeem; declaraties, verlofaanvragen, salarisspecificaties. Ook je werkgeversverklaring kun je straks zelf aanvragen. Handig is dat je via een app op je telefoon of tablet, inzicht krijgt in je eigen personeelsgegevens. Verder kun je makkelijk een declaratie invoeren.’
Papierlozer werken ‘Naast voordelen voor de medewerkers kent dit systeem ook voordelen voor HR. Op alle locaties komt een uniforme werkwijze. Het systeem genereert automatisch gestandaardiseerde brieven en contracten die digitaal ondertekend kunnen worden. Zo gaan we als organisatie steeds papierlozer werken. Voor mij persoonlijk vind ik het een voordeel dat ik straks af ben van het bijhouden van Excellijstjes. Ook kan ik gegevens sneller oproepen en heb ik 24 uur per dag de beschikking over actuele gegevens. Ik krijg meer tijd in de agenda voor andere zaken.’ Wennen ‘Uiteraard zal iedereen moeten wennen aan de komende veranderingen. Bij de een gaat dit sneller dan bij de ander. De commissie van aanbesteding, waar ik ook inzat, is niet over één nacht ijs gegaan. De gekozen dienstverlener en het gekozen systeem scoorde het beste op ons eisen- en wensenpakket. Uiteindelijk heeft het een meerwaarde voor zowel de medewerkers als voor de organisatie.’